Emitir o holerite de funcionário é uma obrigação do empregador prevista no art. 464 da CLT. Mais do que um documento formal, o contracheque é a prestação de contas mensal entre empresa e trabalhador: mostra quanto foi pago, o que foi descontado e qual é o líquido a receber. Um holerite mal feito gera contestações, reclamações trabalhistas e autuações fiscais.
Com a digitalização dos processos de RH, hoje é possível gerar, assinar e enviar o holerite 100% online, inclusive pelo WhatsApp. Neste guia você vai ver o que a lei exige, como calcular cada item e como automatizar o envio.
O que deve constar no holerite por lei (art. 464 CLT)
O art. 464 da CLT determina que o pagamento do salário deve ser acompanhado de demonstrativo com a discriminação das parcelas pagas e dos descontos efetuados. A Portaria MTE 1.195/2019 detalhou os campos obrigatórios para o formato digital. Na prática, o holerite completo precisa ter:
- Identificação da empresa: razão social, CNPJ, endereço.
- Identificação do empregado: nome, CPF, cargo, PIS/NIT, data de admissão.
- Competência: mês e ano de referência.
- Proventos discriminados: salário base, horas extras (com percentual), adicional noturno, DSR, insalubridade, comissões, 13º (quando aplicável).
- Descontos discriminados: INSS, IRRF, adiantamento, vale-transporte (6%), plano de saúde, faltas.
- Total de proventos e total de descontos.
- Valor líquido a receber.
- Base de cálculo do FGTS e valor do depósito do mês.
Faltar qualquer um desses itens pode gerar contestação do trabalhador e autuação em fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego.
Como calcular INSS e IRRF 2026 (tabelas)
Os dois principais descontos calculados automaticamente em todo holerite são o INSS e o IRRF. Veja as tabelas vigentes em 2026:
Tabela INSS 2026 (progressiva):
| Faixa salarial | Alíquota |
|---|---|
| Até R$ 1.518,00 | 7,5% |
| De R$ 1.518,01 a R$ 2.793,88 | 9% |
| De R$ 2.793,89 a R$ 4.190,83 | 12% |
| De R$ 4.190,84 a R$ 8.157,41 | 14% |
O cálculo é progressivo: cada faixa incide sobre a parcela do salário dentro daquele intervalo, não sobre o total. Salário de R$ 2.000: 7,5% sobre R$ 1.518 (R$ 113,85) + 9% sobre R$ 482 (R$ 43,38) = R$ 157,23.
Tabela IRRF 2026 (base mensal):
| Base de cálculo (salário bruto menos INSS) | Alíquota | Parcela a deduzir |
|---|---|---|
| Até R$ 2.428,00 | Isento | R$ 0 |
| De R$ 2.428,01 a R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 182,10 |
| De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 | 15% | R$ 394,10 |
| De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 675,49 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 908,73 |
Deduzir dependentes: cada dependente reduz R$ 189,59 da base de cálculo do IRRF. Fórmula do IRRF: (base x alíquota) menos parcela a deduzir.
Para conferir o holerite linha a linha, leia como ler o holerite: cada linha explicada.
Assinatura do holerite: papel vs digital (ZapSign)
Até 2019, o holerite era impresso, assinado pelo empregado e arquivado pelo DP em papel. A Portaria MTE 1.195/2019 mudou esse cenário ao permitir o formato digital com assinatura eletrônica.
Papel: impresso e assinado pelo empregado em duas vias. Custo com impressão, armazenamento físico e risco de extravio. Ainda é obrigatório quando o empregado não tem acesso a meios digitais ou se recusa ao formato eletrônico.
Digital com ZapSign: o holerite em PDF é enviado para assinatura eletrônica via ZapSign (ou similar). O empregado assina pelo celular ou computador, com validade jurídica equivalente ao papel. O DP recebe o documento assinado automaticamente, sem papel e sem deslocamento.
O Pontonet gera o holerite em PDF a partir do registro de ponto e integra com o ZapSign para o fluxo de assinatura digital. Isso elimina a planilha paralela e o retrabalho no fechamento mensal.
Como enviar holerite pelo WhatsApp (Pontonet + ZapSign)
O envio do holerite pelo WhatsApp é legal e prático, desde que o documento esteja assinado eletronicamente e haja comprovante de entrega. O fluxo no Pontonet funciona assim:
- O DP fecha o espelho de ponto e o banco de horas no Pontonet.
- O sistema gera automaticamente o holerite em PDF com todos os proventos e descontos calculados.
- O PDF é enviado ao ZapSign para coleta de assinatura eletrônica do empregado.
- O ZapSign notifica o empregado pelo WhatsApp ou e-mail.
- O empregado assina digitalmente no celular em menos de 1 minuto.
- O DP recebe o documento assinado no painel, com trilha de auditoria completa.
Esse fluxo reduz o tempo de fechamento de holerites de dias para horas e elimina o arquivo físico.
Gere e envie holerites sem planilha paralela
Pontonet integra registro de ponto, cálculo de holerite e assinatura digital via ZapSign em um único fluxo.
Testar grátis por 30 diasEste artigo tem caráter educativo. Consulte contador ou assessoria trabalhista para cálculos oficiais de folha e TRCT.